6 stappen voor een energiegevende workshop

Niet alle workshops zijn gelijk. Soms zijn ze boeiend en leveren ze waardevolle ideeën op terwijl andere je juist het gevoel geven je tijd verspild te hebben. De ene bijeenkomst kan, door verschillende factoren, wat uitdagender zijn om te organiseren dan andere:

• deelnemers brengen hun eigen cultuur, emoties en ervaringen mee,
• de cultuur van een organisatie heeft nog geen ervaring met de mindset nodig om samen ideeën genereren
• weinig ruimte voor persoonlijke reflectie.

Maar ongeacht de complexiteit van de workshop of de groep, creatieve processen waarbij co-creatie en de mens centraal gezet zijn verandert de effectiviteit van een groep.

Een workshop kun je zien als een kortdurend complex systeem van mens en omgeving waarin serendipiteit hoogtij viert. Een routekaart maakt het inspelen op onverwachte wendingen binnen zo’n systeem een stuk eenvoudiger. Hieronder volgen vijf uitgangspunten die je kunt nemen om een boeiende en effectieve, on- of offline, routekaart te ontwerpen.

Ontwerp voor de ervaring

Ontwerp niet alleen voor het denken maar ook voor de ervaring. Helder denken betekent gebruik maken van je emoties, je zintuigen en je lichaam. Stilzitten maakt ons niet creatiever. Door de informatieve, emotionele en ervaringselementen bij een workshop te integreren, verandert deze van een informatief absorberen in een gebeurtenis die deelnemers zich herinneren en soms zelfs transformeren.

Een reis van begin- tot eindpunt

Een bijeenkomst heeft veelal een doel en er wordt een bepaald resultaat verwacht. Het is cruciaal dat deelnemers deze kennen. Besef dat niemand naar een bijeenkomst wil komen als het doel van de bijeenkomst niet helder is. Formuleer dus de gewenste resultaten, niet de activiteiten.

Doel: Doelen kunnen heel breed zijn, hou deze helder voor ogen. Waarom breng je de mensen bij elkaar? Om vertrouwen op te bouwen? Om afstemming op een voorstel te krijgen? Om nieuwe ideeën te genereren? Om een organisatie een nieuwe toekomst te laten ontwikkelen? Strategie rond een nieuw product bedenken? Je zult merken dat sommige doelen tactisch kunnen zijn en andere emotioneel, en soms beide. We vergeten vaak het emotionele en op waarden gebaseerde doel van een ontmoeting te verwoorden, deze is net zo belangrijk, zo niet belangrijker, dan het meetbare doel.

Resultaat: Als je een doel hebt waarbij je samen met je deelnemers het resultaat van de workshop creeërt, neem dat dan op als een gewenst resultaat en verken boeiende manieren om voor dat doel te ontwerpen. Dit scenario gaat het bestek van dit artikel te buiten, maar nodigt uit tot een interessante discussie over participatief ontwerp.

Neem de deelnemers als uitgangspunt

Het goed faciliteren van een bijeenkomst betekent dat je je deelnemers ontmoet op een beginpunt en ze vervolgens begeleidt naar het eindpunt zodanig dat ze daar zelf ook willen zijn. Dit doe je door het stellen van mijlpalen en door het geven van de juiste hoeveelheid informatie-uitwisseling, tempo en collectieve gedragsverandering.

Informatie delen: Denk van te voren na over wat je deelnemers moeten weten of wat deelnemers weten dat jij zou moeten weten. Wie heeft informatie die ze moeten delen? Welke informatie moet worden gedeeld zodat iedereen vanuit dezelfde basis werkt? Hoe kunt u deze informatie op de meest boeiende manier delen? Als informatie door de groep wordt verspreid, is er dan een manier om mensen op een creatieve manier te laten zien-en-niet-vertellen om die informatie te delen? Kun je het zo ontwerpen dat de informatie snel wordt gedeeld en mensen worden gehoord?

Tempo: om voor je deelnemers te kunnen zorgen, moet je ook hun emotionele toestand en behoeften beoordelen. Wat is de huidige context en beïnvloedt dat hun gemoedstoestand? En als je niet goed weet hoe mensen zich voelen voor een bijeenkomst, of niet zeker weet waar sommige mensen denken, vraag het ze gewoon! Vraag hoe ze zich voelen over het project of de bijeenkomst en wat ze hopen te leren. Verzamel eventueel hun input over waar ze denken dat de groep is en welke richting ze op willen.

Gewenst gedrag: breng het gedrag dat je probeert te faciliteren onder woorden. Lees meer over ‘4 regels voor een goede brainstorm’ in Hoe haal je het beste uit een brainstorm? of download de muurposter. Hoe ga je de groep van een passieve staat naar een betrokken en vrijwillig delen brengen? Welke mindset is er voor een bepaalde mijlpaal nodig?

Als het doel van de workshop is om ideeën te genereren en de groep die u bijeenroept, is doorgaans kritischer, hoe kunt je ze dan in een meer dynamische, collaboratieve en generatieve staat brengen?

Is een groep wat minder enthousiast, begin dan met wat activiteiten om ze wat losser te maken. Gedragsveranderingen ontstaan niet simpelweg omdat je als begeleider de groep vraagt iets te doen, nieuw gedrag wordt uitgenodigd, overgehaald, ondersteund, aangemoedigd enz.

Zorg dat deelnemers zich vanaf het begin betrokken voelen. Een introductieronde vertaalt zich niet ‘automagisch’ in actieve deelname. Breakout-groepen om een goed gerichte vraag te bespreken of discussies in de chat over een specifieke vraag hebben meer invloed.

Je kunt discussies bevorderen door je deelnemers uit te nodigen om gedurende 2 minuten in stilte na te denken over een vraag. Vervolgens vraag je ze om deze ideeën met een paar mensen te delen (met een timer om ervoor te zorgen dat ze niet te lang spreken) terwijl anderen hun opmerkingen in de chat plaatsen.

Ken je activiteiten en weet wanneer welke in te zetten

Zodra je doelen bekend zijn en weet welke gedragingen je wilt faciliteren, kun je nadenken over verschillende activiteiten om mijlpalen van je bijeenkomst te bereiken. Ontwikkel voor elke mijlpaal vragen. Voorbeelden:

• Hoe kan het team hun inzichten efficiënt en visueel delen?
• Hoe kunnen we ervoor zorgen dat deelnemers zich gehoord en gewaardeerd voelen?
• Hoe kunnen we de ruimte opzetten om een rijke brainstorm te creëren?
• Hoe kunnen we iedereen aanmoedigen om ideeën uit te wisselen gedurende de 20 minuten die worden toegewezen?
• Hoe kunnen we de energie van de groep verschuiven, zodat ze waarschijnlijk op elkaars ideeën voortbouwen?

Voor elke vraag genereer je een breed scala aan activiteiten. Denk hierbij aan tijdslimieten, en aan de vorm zoals schetsen, collages, of discussies, Activiteiten kunnen gebruik maken van whiteboards (in de fysieke ruimte aanwezig of virtueel), papier en pen, audioberichten, fysieke bewegingen, verbale verklaringen enz. De mogelijkheden zijn eindeloos. Ook voor dit deel kun je samen met anderen, zoals opdrachtgevers of potentiële deelnemers brainstormen.

Zorg voor een goede planning

Schets vervolgens de gehele bijeenkomst uit en kijk of alle onderdelen in elkaar passen. Verdeel de bijeenkomst in verschillende fasen, de ervaring leert dat drie tot vijf fasen veelal genoeg is. Let hierbij op de drie aandachtsgebieden: informatie, benodigd gedrag en de benodigde uitkomst voor de verschillende mijlpalen. Werk uit wat je in elke fase wilt doen, wat er aan materiaal nodig is, wat wil je dat mensen ervaren en hoe geef je de overgangen tussen verschillende fasen vorm?

Denk vervolgens na over de benodigde tijd en maak een tijdlijn die behapbaar is, voor jou en voor de deelnemers. Denk daarbij ook aan de tijd nodig om de instructies te geven of om te reageren op onverwachte reacties van deelnemers. Zorg voor ‘buffertijd’ om zo eventuele uitloop op te kunnen vangen.

En zorg dat je voldoende tijd hebt om op een plezierige en enerverende manier de bijeenkomst te openen én te sluiten! Persoonlijk contact maken is essentieel voor een band met de groep en de onderlinge cohesie.