Backbonemedia Inc. heeft in een rapport waarin ze onderzoek doet naar corporate blogging en blogs van verschillende organisaties met elkaar vergelijkt een mooie infographic geplaatst. Het verduidelijkt direct een lang verhaal. Uit: 'Corporate blogging. Is it worth the hype?' (PDF).

De huidige maatschappij is enorm dynamisch. Ontwikkelingen volgen zich in een hoog tempo op. Terwijl de meeste ondernemingen nog steeds topdown georganiseerd zijn zie je een toenemend aantal ondernemingen die gaan decentraliseren. Deze ontwikkeling wordt heel mooi omschreven in 'The Starfish and the spider' dat ik in een eerder artikel al eens genoemd heb. Oorzaken voor de veranderende organisatievormen zijn de toenemende invloed van klanten, de in hoog tempo zich ontwikkelende technologieën, de toenemende concurrentie en de korte levensduur van producten.

Creativiteit en decentralisatie zijn strategische kenmerken geworden voor de moderne organisaties. Maar om deze decentralisatie goed te kunnen waarborgen is het belangrijk om ook informatie goed te organiseren. Er zal een atmosfeer geschept moeten worden waarin het uitwisselen van kennis gefaciliteerd en geprikkeld moet worden. Zo wordt aanwezige kennis optimaal benut en en kan er nieuwe ontstaan.

Over de manieren waarop een optimale kennis kan plaatsvinden verschillen de meningen nogal. De verschillende interpretaties van begrippen maken het ook niet eenvoudiger.

Dr. Jacques Boersma, ex-professor Kennismanagement aan de universiteit van Groningen, nu eigenaar van een organsiatie gespecialiseerd in kennismanagement. onderscheidt vier vormen van kennis die ieder een eigen vorm van management en ondersteunende software nodig hebben.

De begrippen

Hij omschrijft data als feitelijke gegevens zoals bijvoorbeeld het sofinummer. Data kan informatie worden als ze betekenis krijgen binnen een bepaalde omgeving. Ze krijgt betekenis in een besluitvormingstraject. Informatie betekent het verminderen van onzekerheid (Galbraith, 1973). Dit kan echter alleen gebeuren indien deze informatie ook daadwerkelijk wat toevoegd aan de kennis van de ontvanger. Kennis bestaat uit: kennis dat iets zo is (verklarende kennis), kennis over hoe te handelen (procedurele kennis) en kennis over waarom zo te handelen (achtergrondkennis).

Een eenvoudig voorbeeld: een medewerker in een winkel weet waar producten in de schappen liggen (verklarende kennis), weet welk papierwerk hij moet verrichten (procedurele kennis) en weet hoe hij het snelst bij het gevraagde product kan komen (achtergrondkennis).

Centraal in de theorie van de organisatorische kennisontwikkeling staan de begrippen “tacit en explicit knowledge”. Ik vertaal ze als stilzwijgende en expliciete kennis. Onder expliciete kennis vallen zaken zoals feitelijke gegevens en informatie. Ze zijn makkelijk uitwisselbaar door ze bijvoorbeeld vast te leggen in boeken of computersystemen.

De kostbaarste kennis is echter stilzwijgend en die is op die manier nauwelijks over te dragen. Een voorbeeld: Als je een kind wilt leren fietsen kun je proberen de techniek van het fietsen uit te leggen. Maar, dat blijkt moeilijk te verwoorden. Beter is het om het kind zelf te laten ervaren. Eerst doe je het voor en vervolgens kan het kind zelf oefenen. Tot het zich alle handelingen heeft eigen gemaakt die nodig zijn.
Hoe goed je als ouder ook kunt fietsen, je kunt het nauwelijks expliciet maken. Maar je kunt wel, in een proces van oefenen, de stilzwijgende kennis overdragen van de een op de ander. Zodra die ander het proces onder de knie heeft, is de kennis in de vorm van basisvaardigheden geïnternaliseerd.
Uit: Werken aan kennis. In het spoor van Jan van Goyen (1596-1656). Afscheidsrede 2004 van de RuG door Jacques Boersma.

Vier vormen van kennis

• Menselijke kennis d.w.z. de kennis die in de hoofden van mensen zit. Dit kan zowel de tacit als de expliciete kennis omvatten.
• Gemechaniseerde kennis. D.w.z. de kennis nodig om een bepaalde taak te kunnen uitvoeren zit ingebouwd in de machine. Een voorbeeld hiervan is de muizenval. Als de bodemplaat door het gewicht van de muis naar beneden zakt klapt het luik dicht. Of een appelsoorteermachine waarbij de appel naar gelang grootte in een gat door de lopende band naar beneden valt.
• Gedocumenteerde kennis waar bij de kennis is opgeslagen in documenten, archieven, instructies, kaartdiagrammen, etcetera. Het gaat hierbij niet zozeer om de informatie nodig voor het dagelijkse arbeidsproces maar meer over het 'geheugen van de organisatie'. Audits en rechtzaken worden vaak gebaseerd op deze gedocumenteerde kennis. Evenals initiatieven voor research en development.
• Geautomatiseerde kennis. D.w.z. kennis (over bedrijfsprocessen) die digitaal is opgeslagen zodat deze beschikbaar is voor een geautomatiseerd proces. Besluitondersteunende systemen worden vaak gebaseerd op deze geautomatiseerde kennis. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de kiwi sorteer machine die sorteert op het eetrijp zijn van een kiwi. Of een appelsorteermachine die via een digitaal weegsysteem de appel individueel weegt op kleur beoordeeld via een optische sensor en vervolgens indeelt in een commerciële verkoopklasse.

DE DRIEHOEK.
Paperware, hardware en software worden ook wel aangeduid als expliciete kennis, als kennisderivaten of als informatie. Menselijke kennis is juist vaak impliciet. In het zwaartepunt van de Kennisdriehoek staat menselijke kennis. Het is de oorsprong van de andere drie kennisvormen en de enige bron van daadwerkelijke kenniscreatie. Een organisatie die belang hecht aan innovatie en creatie zal zich daarom met name op de menselijke kennis moeten richten. © J.Boersma. http://www.boersma-imc.nl/

Functies kennismanagement

Kennismanagement omvat drie verschillende functies uitgaande van de bovengenoemde kennisvormen:

• Asset management; het inventariseren, analyseren, plannen en beheren van de voor de organisatie relevante kennis (verspreiding van kennis, tijdsduur dat kennis wordt opgeslagen, welke kennis is cruciaal voor de organisatie). Dit wordt uitgevoerd door het zichtbaar maken en in kaart brengen van kennis (knowledge auditing, knowledge mapping).
• Access management; de toegankelijkheid van kennis, de waardevaststelling van kennis, bepalen welke kennis waar aanwezig is. Richt zich op het toegankelijk maken en verspreiden van kennis door het vertalen van deze kennis naar een vorm meer geschikt voor de ondersteuning bij verschillende werkzaamheden (het vertalen van menselijke naar geautomatiseerde kennis). De gedachte is dat door kennisdeling de kennis breder verspreid zit waardoor de organisatie minder afhankelijk wordt van bepaalde werkenemers.
• Accruement management; is gericht op het ontwikkelen van nieuwe kennis. Dit gebeurd door een verscheidenheid aan maatregelen zoals het aannemen van nieuwe mensen, het geven van instructies en trainingen, door onderzoek en ontwikkelingen en door het verspreiden van kennis binnen de organisatie.

Globaal stappenplan om tot kennismanagement te komen

1. het in kaart brengen van bestaande kennisgebied(en) en hun dragers;
2. het verkrijgen van kennis door het inventariseren van documenten en door interviews met de experts;
3. het vinden van een geschikte apllicatie om de kennis te presenteren;
4. het opzetten van een prototype;
5. het aanpassen van het systeem aan de wensen van de gebruiker
6. het vullen van het systeem
7. het uitrollen van het systeem door de organisatie

Lees ook eens over 'Kennisaudit' (onder menu item Producten) op de site van Boersma >

Bronnen

1. Exploring the Issues in Knowledge Management; Dr. Jacques S.K.Th. Boersma, Dr. Robert A. Stegwee
2. Boersma, S.K.Th., Werken aan kennis. In het spoor van Jan van Goyen (1596-1656). Afscheidscollege Rijksuniversiteit Groningen d.d. 16 november 2004

Om dat te kunnen beantwoorden is het handig om eerst te definiëren wat in mijn optiek kennis is. Kennis is alle informatie die verwerkt en opgeslagen ligt in iemands hoofd. Kennis onstaat dus als product van informatie, persoonlijke vaardigheden, ervaringen en het vermogen dit te verwerken. Dankzij kennis kan een mens handelen. Kennis wordt weer informatie zodra deze vastgelegd wordt binnen een medium. Kennis goed toepassen dat is wijsheid...

Een recept is informatie hoe je een gerecht klaar maakt. Er is kennis nodig om deze informatie om te zetten in een smakelijk gerecht. Hoe meer kennis hoe beter de kok.

Er zijn verschillende theorieën die kennis uitsplitsen: kennis die je moeilijk kunt vastleggen noemen ze impliciete kennis of tacit knowledge. Kennis die je kunt vastleggen (en dus zo informatie wordt) kun je omschrijven als expliciete kennis. Professor Weggeman (Technische universiteit Eindhoven, leerstoelgebied Organisatiekunde, in het bijzonder Innovatiemanagement):

K=I.EVA (Kennis = Informatie . Ervaring | Vaardigheden | Attitude) © Weggeman

Sommige splisten deze zelfs nog op als drie verschillende vormen. Naast impliciete en expliciete kennis zien ze de onbewuste (tacit) kennis als derde poot. Dit is de kennis waarvan je je niet bewust bent maar die wel een rol speelt bij het nemen van beslissingen. Deze kennis wordt gevorm door je culturele achtergrond. De bedenker van de term 'Tacit knowing' is Michael Polanyi. Meer informatie en een duidelijk voorbeeld kun je lezen in zijn artikel 'The Structure of Consciousness'.

Fred Nickols heeft in 'The Knowledge in Knowledge Management (KM)' eenvoudig schema die de verhouding tussen deze drie begrippen verduidelijkt.

Vaak worden implicite en tacit kennis als één term behandeld. Meer hierover in 'Two Theories of Tacit and Implicit Knowledge (PDF)' van Bertil Rolf.

Nonaka en Takeuchi hebben in het zogenaamde SECI model de kennisstromen binnen een organisatie in kaart gebracht.

Kennismanagement

Net zoals web 2.0 is kennismanagement eigenlijk niets meer dan een gehypte kreet waarvan eigenlijk geen eenduidige omschrijving is te geven. Globaal zou je kunnen zeggen dat kennismanagement gaat over alle activiteiten die verband houden met de productiefactor kennis.

• Maakt gebruik van de technologie om informatie te delen ten behoeve van innovatie.
• Richt zich op de kennis binnen een organisatie en probeert die zo te ontwikkelen en te delen dat er betere prestaties geleverd kunnen worden.
• Richt zich op het creeëren van nieuwe kennis.
• Zorgt voor een geheel van ‘voorwaardescheppende en motiverende maatregelen’ waarbinnen competente medewerkers van een bedrijf hun werk goed kunnen doen.
• Richt zich op de ondersteuning van inhoudelijk, kennisintensief werk: het werk van managers, onderzoekers, ontwerpers, adviseurs, verkopers, beleidsmedewerkers en dergelijke. Een van de aandachtsgebieden van kennismanagement is daarom de toepassing van ICT voor het ondersteunen van kenniswerk.
• Gaat naast de toepassing van informatietechnologie over een nieuwe manier van denken over organisaties, waarbij de gedachte centraal staat dat de kwaliteit van de kennis in een organisatie van strategische betekenis is.

De persoon binnen een organisatie die zich hier mee bezig houdt zorgt dus voor een omgeving waar mensen in staat zijn hun werk zo optimaal mogelijk uit te voeren. De persoon die hiervoor verantwoordelijk is kijkt naar de manier waarop mensen in een organisatie van elkaar kunnen leren, hoe de kennisoverdracht binnen een organisatie in de vorm van leerprocessen georganiseerd kan worden.

Bronnen

• Van Kleef Lezing 2006 (PDF), Matthieu Weggeman, december 2006.
• Nickols, F. W. (2000). The knowledge in knowledge management. In Cortada, J.W. & Woods, J.A. (Eds) The knowledge management yearbook 2000-2001 (pp. 12-21). Boston, MA: Butterworth-Heinemann.
• Two Theories of Tacit and Implicit Knowledge, Bertil Rolf.
• A unified model of dynamic organizational knowledge creation. Explanation of SECI model of Nonaka and Takeuchi. Tom de Geytere.

Het overzichtelijk kunnen doorbladeren van veelzijdige datasstructuren is een aardige uitdaging. Moritz Stefaner heeft zijn oplossing - een 'elastische lijst' - online gezet.

Als basisdata hebben ze alle nobelprijswinnaars tussen 1901 en 2004 zoals opgenomen in de database van de Flamenco facet browser. Je kunt filteren op jaar, geslacht, land, decennium of jaar. En mocht er geen selectie mogelijk zijn dan presenteert de applicatie de meest in de buurt liggende data.

Online demo >
Een korte uitleg over Elastic lists >

De demo is gemaakt in Adobe Flash.